Засади використання автоматизованої системи документообігу в Липовецькому районному суді Вінницької області

Рішенням зборів суддів Липовецького районного суду Вінницької області від 31 березня 2025 року затверджено Засади використання автоматизованої системи документообігу в Липовецькому районному суді Вінницької областіу відповідність до нової єдиної чинної редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду, які наберуть чинності з 01 квітня 2025 року.

Засади використання автоматизованої системи документообігу в

Липовецькому районному суді Вінницької області

1.Загальні положення

        1.1.   Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Липовецькому районному суді Вінницької області (далі - Засади) розроблено та затверджено відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від                             11 листопада 2024 року № 39 (далі - Положення), з урахуванням положень Закону України «Про судоустрій і статус суддів», процесуального законодавства, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20 серпня 2019 року №814 (зі змінами) та інших нормативно-правових актів.

          2.1. Засадами визначається порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду, в частині не врегульованій Положенням, правила застосування Положення з урахуванням норм процесуальних кодексів та законів України.

          3.1. Зміни до Засад вносяться шляхом прийняття відповідного рішення зборами суддів Липовецького районного суду Вінницької області.

          4.1. Засади, а також зміни до них вносяться до автоматизованої системи документообігу суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення відповідних зборів суддів Липовецького районного суду Вінницької області. 

2. Особливості функціонування автоматизованої системи

 документообігу суду

          2.1. У  Липовецькому районному суді Вінницької області функціонує комп'ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

          2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи - Державним підприємством "Інформаційні судові системи" .

3. Функціональні права та обов’язки користувачів автоматизованої системи

          3.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

          3.2. Вчинення в автоматизованій системі будь-яких дій, передбачених цими Засадами, здійснюється користувачами автоматизованої системи в межах повноважень, визначених наказами керівника апарату суду.

          3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

          3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

4. Особливості розподіл судових справ між суддями

          4.1. У Липовецькому районному суді Вінницької області застосовується:    - автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної справи;

          - розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

          - повторний автоматизований розподіл судових справ.

          4.2. Автоматизований розподіл справ між суддями здійснюється автоматизованою системою під час реєстрації відповідної судової справи, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

          4.3. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами, встановленими Положенням та Засадами, з урахуванням визначених зборами суддів Липовецького районного суду Вінницької області та спеціалізації суддів.

          4.4. Відповідальна особа щоденно перевіряє актуальність інформації в табелі обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду та, в разі будь-яких змін, вносить відповідні відомості до табеля невідкладно.

          4.5. У разі неможливості виконання суддею обов'язків судді (тривала, тимчасова непрацездатність, закінчення повноважень судді, звільнення з роботи тощо), заміна відсутнього судді здійснюється шляхом повторного автоматизованого розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) з числа діючих суддів.

          4.6.  Не розподіляютьсящодо конкретного суддісудовісправи, щонадійшли:

          - за два місяці до закінченняповноваженьсудді;

          - за чотирнадцятькалендарнихднів, якщоінше не встановленозборамисуддів, до початкувідпустки, якщоїїтривалість становить не меншечотирнадцятикалендарнихднів(за наявності наказу голови суду);

          - за один робочий день, якщоінше не встановленозборамисуддів, до початкувідпустки, якщоїїтривалість становить меншеп'ятикалендарнихднів (за наявності наказу голови суду);

-  за три робочих дні якщоінше не встановленозборамисуддів, до початку відпустки, якщоїїтривалість становить відп'яти до тринадцятикалендарнихднів (за наявності наказу голови суду);

- у періодвідпусткисудді;

          - за один робочий день до відрядження (за три робочідні – якщотривалістьвідрядження становить більшеп’ятикалендарнихднів) та в дніперебуваннясудді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

          - під час тимчасовоїнепрацездатностісудді;

          - у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);     

          - під час перебуваннясудді в нарадчійкімнатіне менше 3 робочихднів, у разіповідомлення секретарем судового засідання, помічникомсудді про цевідповідальної особи апарату.

          Відмітка у табелі «нарадчакімната» в автоматизованійсистемі проводиться на підставі розпорядженнякерівникаапарату суду (особи, яка виконуєобов'язки). (Керівникапарату (особа, яка виконуєобов'язки)видаєвідповіднерозпорядження на підставіусногоповідомленнявідповідальної особи апарату суду з подальшимписьмовимповідомленням секретарем судового засідання та долученням копійжурналівсудовихзасідань про початок та закінчення «нарадчоїкімнати»).

          Не розподіляються на суддюза десять календарнихднівдо початкувідпусткисудді (якщоїїтривалість становить не меншечотирнадцятикалендарнихднів) заяви та клопотання з процесуальнихпитань, пов'язаних з виконаннямсудовихрішень, подані до суду, щорозглядав справу.

          Не розподіляються на суддю, якийперебуває в нарадчійкімнатіменшетрьохробочихднів, справи, якіпідлягаютьнегайномувирішенню(включаючивипадкипередачісправиранішевизначеному складу суду), зокрема:

• клопотання про проведенняобшуку, огляду, арешту майна, обраннязапобіжного заходу;
• заяви про забезпечення позову до надходженняпозовної заяви;
• цивільнісправи, якірозглядаютьсяневідкладно.

          - в іншихпередбачених законом випадках, у якихсуддя не можездійснюватиправосуддяабобрати участь у розглядісудових справ.

            Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

          4.7. У разі відсутності судді на роботі (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність тощо), попередньо розподілені судові справи та матеріали, що підлягають невідкладному розгляду, з метою недопущення порушення строків розгляду, передаються до канцелярії суду на підставі розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує обов’язки) для здійснення їх повторного автоматизованого розподілу.

          4.8. У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід), повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів здійснюється без розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує обов’язки), на підставі відповідного судового рішення.

          4.9. У випадку виявлення значної різниці в навантаженні на суддю, збори суддів мають право визначити особливості участі останнього в автоматизованому розподілі судових справ (тимчасове припинення участі в розподілі, тимчасова зміна спеціалізації судді тощо).

          4.10. Розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні або у позаробочий час здійснюється відповідно до встановленого наказом голови суду чергування.

          4.11 Раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу передаються:

          - клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);

          - судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім рішень про закриття, припинення провадження), та судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

          - заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

          - заяви про перегляд заочного рішення;

          - заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

          - матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

          - зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

          - заяв про відновлення втраченого судового провадження;

          - заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

          - заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

          - позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

          - справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

          - справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

          4.12. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у вищеперерахованих випадках такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу на загальних засадах у випадках передбачених пунктом 4.6 розділу 4 Засад, крім зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду, матеріалів та справ про вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, роз'яснення судового рішення та  про перегляд заочного рішення, які підлягають автоматизованому розподілу на загальних засадах виключно з підстав довготривалої втрати працездатності (понад два місяці), перебування судді у відпустці по догляду за дитиною, припинення (закінчення) повноважень на здійснення судочинства чи звільнення судді.

          4.13. У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, відрядження, тимчасова непрацездатність, тощо) та за 5 робочих днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів), а також за 1 робочий день до відрядження, навчання (підвищення кваліфікації, участь у семінарських заняттях) у випадку надходження клопотання та скарги по одному кримінальному провадженні підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

5. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

          5.1 У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про обшук, арешт, скарги на незаконне затримання чи тримання під вартою тощо) здійснюється за резолюцією голови суду у хронологічному порядку за вхідним номером між суддями в алфавітному порядку (по прізвищу судді). При надходженні клопотань слідчого, прокурора по одному кримінальному провадженні, такі справи передаються раніше визначеному слідчому судді.

          Керівником апарату суду (особою, яка виконує обов’язки) з приводу кожної такої судової справи видається окреме письмове розпорядження.

          5.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

          5.3. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 1 цього розділу, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.